We vergaderen wat af met z’n allen. Vaak is dit helemaal niet nodig en vergaderen we om het vergaderen.
Nu in deze bizarre tijd gaat dat vaak niet meer live, maar op afstand via bijvoorbeeld: Zoom, Skype (for business), Google meet, Join.Me etc. Wellicht kom ik in een toekomstige blog nog uitgebreider terug op het online vergaderen.
Hoe gaan we terug naar de kern van een effectieve vergadering, zodat we tijd – en niet te vergeten – een hoop frustratie kunnen besparen?
In deze blog geef ik tips voor het organiseren van een effectieve vergadering.
Tip 1. Voorkom afleiding.
Zorg dat alle deelnemers tijdens de vergadering niet worden afgeleid door mailtjes en telefoontjes. Vraag alle aanwezigen vooraf, om hun telefoon op stil te zetten en weg te leggen. Zo is iedereen er met zijn/ haar gedachten bij, en kun je effectief vergaderen.
Om klanten gedurende de vergadering toch te woord te kunnen staan, schakel je de telefoon eenvoudig door naar de receptie of een professionele antwoorddienst. Zij beantwoorden zolang de telefoon en brengen jou achteraf op de hoogte van de inkomende gesprekken.
Tip 2. Een goede voorbereiding is het halve werk.
Als iedereen goed is ingelezen, en dus weet waar het over gaat, kun je sneller tot beslissingen komen en afspraken maken. Zorg daarom dat iedereen ruim op tijd de agenda heeft en beschikt over alle noodzakelijke documenten. Blijkt tijdens de vergadering dat deelnemers zich niet hebben voorbereid? Ga gelijk door naar het volgende agendapunt, zodat het niet ten koste gaat van degenen die zich wel hebben ingelezen.
Tip 3. Is de vergadering echt nodig?
Stel vooraf de vraag: Wat is het doel van de vergadering en is deze echt nodig?
Neem het voorbeeld van vergaderingen voor een project:
Aan het begin van het project worden er enthousiast wekelijks overleggen ingepland.
Als vervolgens iedere week dezelfde puntenlijst wordt doorgenomen, dan is dit niet efficiënt.
De projectmanager kan dan beter beslissen om één-op-één overleg in te plannen met de desbetreffende verantwoordelijke.
Tip 4. Ga eens staan!
Steeds vaker zie je staande vergaderingen. Staand vergaderen is minder aangenaam dan zittend vergaderen, waardoor de deelnemer zich beter concentreert. Hierdoor kan er korter worden vergaderd.
Zit je de hele dag achter je bureau? Dan is deze afwisseling ook nog eens heel goed voor je lichaam.
Tip 5. Nodig alleen de noodzakelijke deelnemers uit.
Check vooraf wie bij welk agendapunt aanwezig moet zijn.
Pols of bij alle deelnemers ook duidelijk is wat er van hem/ haar wordt verwacht.
Is iemand alleen aanwezig voor één specifiek agendapunt, plan deze dan aan het begin van de vergadering en sta toe dat de persoon daarna vertrekt.
Zo behoud je de focus.
Tip 6. Respecteer de vergaderetiquette.
Er zijn een aantal etiquette-regels die helpen om jouw vergadering zo effectief mogelijk te laten verlopen. Iedereen kent ze, maar ze worden niet altijd precies opgevolgd. Toch zijn ze erg handig om de vergadering voorspoedig te laten verlopen.
De belangrijkste etiquette-regels even onder elkaar:
Voorbereiding
Als organisator zorg je ervoor dat je een kwartier van tevoren aanwezig bent om alles in orde te maken, zodat er gelijk kan worden gestart. Vergeet hierbij ook niet de techniek. Hoe vervelend is het als je laptop niet werkt of de PowerPoint hapert.
Voorzitter
Benoem een voorzitter die de vergadering leidt en eventuele discussies in goede banen leidt.
Kom op tijd
Niets is vervelender dan deelnemers die te laat komen. Dit gaat allemaal
ten koste van de vergadertijd of de vergadering gaat uitlopen.
Agenda
Zorg voor een goede agenda. Geen kopie, maar bedenk wat echt van belang is.
Notulen
Zorg voor een notulist om alles vast te leggen.
Tijdsduur
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Dit is ook makkelijk in te plannen in de diverse agenda’s.
Is het echt nodig om langer te vergaderen, las dan pauzes in.
Voorkom discussies
Zorg dat niet ieder vergaderpunt uitloopt in een discussie. Noteer het punt en voer de discussie met de benodigde personen in een apart overleg.
Tip 7. Opvolgen (before back to business).
Je vergadert om samen een doel te realiseren. Daarom is het opvolgen van een vergadering minstens zo belangrijk! Doe dit dan ook voordat je naar de volgende vergadering gaat of voordat je verdergaat met je andere werkzaamheden.
Anders heb je kans dat je cruciale informatie vergeet. Plan gelijk tijd in in je agenda voor de punten die meer aandacht nodig hebben. Dat zorgt voor rust.
Zo ben je efficiënt bezig zowel tijdens als na de vergadering!
Pri Assist ontzorgt jouw vergadering.
Assistentie nodig bij het organiseren van een vergadering: inplannen, notuleren en uitwerken?
Ik help je graag, al vanaf een aantal uren per week. Flexibel in tijd en locatie, samenwerking op maat en zonder vaste hoge kosten.
Neem contact op voor meer informatie of plan een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Samen kijken welk ondersteuningspakket het beste past bij jouw onderneming.
Afbeelding: Babbels in beeld, https://www.babbelsinbeeld.nl
Recente reacties