‘Wie wil er vandaag notuleren?’ Kleine kans dat er spontaan vrijwilligers opstaan. Notuleren wordt vaak gezien als een lastige klus. Want hoe weet je wat je moet opschrijven en wat je juist moet weglaten? Hoe onthoud je wie wat gezegd heeft?
De taken van een notulist zijn bij een vergadering net zo belangrijk als die van de voorzitter. Als notulist moet je namelijk een geordende en relevante samenvatting van de vergadering maken.
Het komt echter niet alleen op de vergadering zelf aan. Ook voor en na de vergadering heb je als notulist veel werk. Notuleren doe je dus niet zo maar even. Ik geef je graag 5 slimme tips om je taak als notulist goed te kunnen aanpakken.
Durf, heb vertrouwen in jezelf, al maak je af en toe een fout, ga het vooral gewoon doen!
Veel leesplezier en succes!
Tip 1. Bereid je goed voor
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je weet wat er op de agenda staat en wat het doel van dit agendapunt is. Bespreek dit van tevoren met de voorzitter. Neem alle bijlagen mee naar de vergadering. Weet wat voor verslag je moet maken; samenvattend, woordelijk, op spreker of alleen een actie- en besluitenlijst.
Tip 2. Notuleer op een laptop of tablet
Het voordeel is dat je al je aantekeningen al digitaal hebt staan. Je hoeft het niet meer over te typen. In plaats van steekwoorden te gebruiken kun je al zinnen maken. Bij het uitwerken ben je dan sneller klaar.
Tip 3. Neem de vergadering op
Heb je geen kennis van de onderwerpen of ligt het tempo te hoog? Neem de vergadering dan op met bv. een voicerecorder. Deze niet bij de hand gebruik dan je mobiele telefoon.
Je voelt je hierdoor zekerder en kunt relaxter notuleren. Vraag van tevoren wel toestemming aan de voorzitter. Zorg dat je slim omgaat met de voicerecorder. Een hele vergadering afluisteren is niet efficiënt.
Bonus tip: Noteer bij het onderwerp dat je later wilt terugluisteren het tijdstip van je voicerecorder. Zo kun je bij het uitwerken van je notulen naar dat tijdstip gaan en hoef je niet alles eerst af te luisteren.
Tip 4. Orden je aantekeningen
Maak jouw aantekeningen zo duidelijk mogelijk, zodat je er tijdens het uitwerken doorheen vliegt. Een aantal extra tips:
- Zet afkortingen om in hele woorden (nu weet je nog wat je ermee bedoelt).
- Vul aantekeningen aan waar nodig.
- Verwijder overbodige aantekeningen.
- Breng structuurwijzigingen aan.
- Maak alle besluiten, acties, actienemers en data duidelijk.
Tip 5. Take 10 & werk het verslag binnen 5 werkdagen uit
Wacht niet met het kort nalopen van je aantekeningen totdat je weer achter je bureau zit. De kans bestaat namelijk dat je dan gelijk wordt afgeleid door de orde van de dag: de telefoon gaat, nieuwe e-mails komen binnen en vragen van collega’s. Blijf dus 10 minuten langer in de vergaderzaal om je aantekeningen te checken. Extra voordeel: mochten sommige deelnemers blijven hangen, dan kun je, indien nodig, hen eventueel nog wat vragen.
Het gebeurt vaak dat een verslag pas een week voor de volgende vergadering wordt uitgewerkt. Heel vervelend als er bijvoorbeeld één keer per kwartaal wordt vergaderd. Werk het verslag binnen 5 werkdagen uit. De vergadering zit dan nog vers in je geheugen en dat werkt natuurlijk een stuk sneller. Bijkomend voordeel voor de deelnemers is, dat ze snel hun actiepunten ontvangen.
Tot slot
Notuleren blijft hoe dan ook een intensieve bezigheid, die de nodige vaardigheden vereist. Je leert het vooral door het te doen. Als je net begint met notuleren, start dan eerst met een wat gemakkelijkere vergadering en leg daarna de lat steeds een stukje hoger. Als het goed gaat, geeft het een heerlijk gevoel wanneer je weer een goed uitgewerkt verslag hebt afgeleverd!
Pri Assist inzetten als notulist
Zoals aan het begin ook al aangegeven komt er heel wat kijken bij het notuleren van een vergadering. Zowel vóór als na de vergadering heb je als notulist veel werk. Deze taken liever uitbesteden? Ik help je hier graag mee.
In een vrijblijvend kennismakingsgesprek kunnen we samen bespreken welk takenpakket het beste past bij jouw onderneming.
Recente reacties