Time management, we lopen er constant tegenaan, zowel op het werk als privé.
We denken vaak ach het komt wel goed. Ondertussen doe je taken half, is de focus weg, en heb je het gevoel dat je constant achterloopt.
Totdat je op het punt komt: dit kan zo niet langer.
Op het werk vertaald het zich in:
Een volle mailbox, lange to-do-list, teveel vergaderingen, en klantafspraken op één dag. Hoe zorg je dat alles wel overzichtelijk blijft en je niet overloopt in je werk?
In deze blog vertel ik meer over time management en geef ik 7 tips om de focus te behouden en rust in je hoofd hebt, om optimaal te kunnen presteren.
Wat is time management?
Het is de verzamelnaam voor vaardigheden om zo effectief en efficiënt mogelijk te plannen en organiseren. De definitie van time management luidt als volgt:
“Time Management is een systeem van principes, gewoonten, vaardigheden, instrumenten en technieken die samen ervoor zorgen dat je meer gedaan krijgt in de tijd die je hebt, met als doel de kwaliteit van werk en leven te verhogen.”
Waarom is time management zo belangrijk?
Als je als onderneming time management goed uitvoert, leidt dit tot de onderstaande resultaten:
√ Orde en rust, gevolg: betere samenwerking binnen jouw onderneming.
√ Tijd over voor nieuwe taken, doordat er op een efficiëntere manier wordt omgegaan met de indeling van de beschikbare tijd.
√ Minder stress, doordat werknemers op een prettige manier hun werk kunnen doen en daardoor een stuk productiever zijn.
Dit zorgt ervoor dat je onderneming nog beter kan presteren.
En dan nu de 7 praktische tips om productiever te zijn:
1. Maak je bureau leeg.
Dit staat niet alleen verzorgt, maar het geeft ook rust in je hoofd. Een rommelig bureau geeft je een onrustig gevoel en dat leidt ontzettend af. Probeer aan het einde van de dag af te sluiten met een opgeruimd bureau, zodat je de volgende dag weer kunt beginnen met een frisse start. Door het hebben van overzicht zul je werkzaamheden ook sneller kunnen afhandelen.
2. Zet je telefoon op stil als je bezig bent met de belangrijkste taken.
Voorkom dat je niet afgeleid wordt door piepjes. Elke keer wanneer je gestoord wordt
moet je weer opnieuw de focus terugkrijgen en dan verlies je kostbare tijd.
3. Doe 1 taak tegelijk.
Natuurlijk kun je doen aan multitasking, maar in werkelijkheid heb je een enorm verlies aan tijd, geheugen, kwaliteit en energie!
Probeer multitasking dus te vermijden. Wellicht kun je dit thuis wel proberen: Eten koken, kinderen helpen en de was vouwen.
Op het werk levert dit toch minder resultaat op.
Dus ga voor 1 taak tegelijk en maak hem helemaal af en ga dan verder met je volgende taak op je to-do-list.
Zo blijf je gefocust en bereik je het gewenste resultaat.
4. Doe de moeilijkste taken op het moment dat je de meeste energie hebt.
Voor de meeste mensen is dit om 11.00 uur, maar dat kan dan natuurlijk ook een heel ander tijdstip zijn. Onderzoek wanneer dit moment voor jou is. Wanneer je weet welke tijd voor jou het beste is, plan deze taken dan altijd op dat moment in (indien mogelijk).
Dus laat je mail nog even dicht en begin eerst met de lastigste klussen.
5. Behandel je e-mail op 2 of 3 vaste momenten per dag.
Misschien zal dit in het begin even wennen zijn, maar je zal zien dat dit echt gaat zorgen voor meer productiviteit, rust, meer energie en focus.
Extra tip: Ben je snel afgeleid, zet dan je meldingssignalen van je computer uit of sluit je mailbox helemaal af.
6. Pauzes.
Je kan eigenlijk maar 2 uur achter elkaar echt geconcentreerd blijven. Na die twee uur wordt je werk kwalitatief al een stuk minder.
De focus is weg, en blijf je toch doorgaan, dan wordt de kans op fouten maken erg groot.
Zorg dat je jezelf op tijd rust gunt. Haal even wat te drinken of loop even naar een andere afdeling.
In deze “Corona tijd”: ga even naar buiten of doe een huishoudelijke taak van maximaal 10 minuten. Je zult zien dat je na een pauze er
weer fris tegenaan kunt. Een probleem/ lastige taak is nu door een heldere kijk binnen een mum van tijd is opgelost.
7. Durf ook eens nee te zeggen.
Je wilt graag iedereen helpen en jezelf van de beste kant laten zien. Maar het is juist ook goed om nee te zeggen, en daarmee aan te geven dat, als je die klus aanneemt, jouw andere zaken niet op tijd kunnen worden afgehandeld.
In het begin zal dit nog lastig zijn, maar je zult zien als je hierdoor jouw deadlines wel haalt, dit zal zorgen voor een voldaan gevoel en geen schuldgevoel.
Ik ben benieuwd welke tips jij gaat toepassen! En heb je zelf een goede tip om effectief en efficiënt te werken, laat dan vooral hieronder een reactie achter.
Kun je ondersteuning gebruiken om de indeling van jouw dag nog efficiënter te laten verlopen?
Tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek, bespreken we samen hoe ik jou zou kunnen ontzorgen en jij time management optimaal kunt toepassen.