What’s in a name
De één noemt het de “regelaar”, de “PA”, “de alleskunner” of de “office hero” en in mijn geval de “Pri Assist”.
Wat is eigenlijk een officemanager? En belangrijker, wat doet de officemanager allemaal?
In deze blog gaan we deze vragen en meer beantwoorden en zul je zien dat bij de functie van officemanager 6 armen helemaal geen overbodige luxe zouden zijn.
Door de bril van de ondernemer/ manager
Een nieuwe werkdag is aangebroken. Het startpunt is een aantal vaste (terugkerende) punten op de planning, 2 vergaderingen, enkele klantafspraken en je hebt een to-do-lijstje voor de dag. Op dit moment is het allemaal nog vrij overzichtelijk.
Dan om 11 uur is de situatie 180 graden gedraaid en zit je met je handen in het haar.
Heb je assistentie, dan wordt dit keurig opgevangen en merk je hier als ondernemer of manager wellicht vaak niet zoveel van.
Heb je die luxe (nog) niet, dan ben je de pineut! Je moet prioriteiten gaan stellen om de focus te behouden en taken te kunnen afhandelen.
Hoogstwaarschijnlijk zullen er aan het einde van de dag helaas nog veel zaken op jouw bureau liggen.
Door mijn bril als assistent
Een nieuwe werkdag is aangebroken. Het startpunt is een aantal vaste (terugkerende) punten op mijn planning en een to-do-lijstje voor de dag.
Ik haal een lekkere bak koffie en ga rustig aan de slag, maar ik weet dat om 11 uur dit heel anders kan zijn. Stilte voor de storm….
Gelukkig ben ik mentaal voorbereid en weet dat dit echt nog maar het begin is.
Niets is leuker en uitdagender dan al die zaken die in de loop van de dag van alle kanten op mij afkomen. Het is ondertussen een sport geworden om het allemaal te fixen en ik probeer ook nog een versnelling hoger te schakelen om iets extra’s te kunnen leveren.
Vaak ‘s avonds nog even door, maar sluit de dag dan wel af met een super voldaan gevoel!
Wat doet een officemanager?
De officemanager is de “verbinder”. Hij of zij managet het reilen en zeilen op kantoor, zodat de overige medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden.
De officemanager heeft dus een faciliterende functie, met secretariële, organiserende en soms leidinggevende taken.
Er is geen vaste omschrijving voor het takenpakket, omdat deze functie per bedrijf verschillend wordt ingevuld. Echter besteden veel officemanagers een groot deel van hun tijd aan secretariële werkzaamheden.
De werkzaamheden van een officemanager
Over welke taken hebben we het dan? “Heb je even?” Want zoals zo vaak wordt gezegd is de officemanager die spreekwoordelijke ‘spin in het web’. Hieronder een opsomming van de meest voorkomende taken:
Administratieve taken
Diverse administratieve werkzaamheden zoals archiveren, postverwerking, telefoon- en e-mailverkeer.
Beheren van de agenda.
Documentatie
Beheren van het archief en contracten.
Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie.
Kantoorbeleid
Aanspreekpunt voor andere afdelingen.
Beheer van facilitaire zaken zoals voorraadbeheer.
Plannen en organiseren
Het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen.
Managementondersteuning
Zakelijke correspondentie: uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten.
Beheer van personele zaken zoals een deel van de personeelsadministratie.
Leidinggeven
In sommige bedrijven is het aansturen van secretariële medewerkers ook een taak van de officemanager.
Wat moet je allemaal in huis hebben om een goede officemanager te zijn?
Om de bovenstaande werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, heb je als officemanager de volgende kwaliteiten nodig:
✔ Oplossingsgericht: je overziet situaties snel en komt met een passende oplossing.
✔ Klantgericht: je zet altijd een stapje extra voor de klant, maar natuurlijk ook voor je eigen
collega’s om met elkaar het beste resultaat te bereiken. Nauwkeurig en kritisch, zowel richting je eigen werk als dat van collega’s.
✔ Taalgevoelig: niet alleen spelling, maar ook de juiste toon weten te vinden.
✔ Besluitvaardig: je kunt knopen doorhakken en zelfstandig beslissingen nemen.
Ondersteuningspakketten
Omdat iedere ondernemer een andere vorm en hoeveelheid assistentie nodig heeft heb ik
3 pakketten (als voorzetje) samengesteld om jou te kunnen ondersteunen.
Natuurlijk kunnen deze pakketten op maat gemaakt worden naar de behoeften van jouw onderneming.
Ben je nog aan het overwegen of extra ondersteuning misschien wel een goed plan zou kunnen zijn, dan weet je nu wat een “regelaar”, een “PA”, of in mijn geval een “Pri Assist” allemaal uit handen kan nemen. Hierdoor kun jij met ruimte, overzicht, volle energie en volledige focus jouw eigenlijke werk goed uitvoeren.
Het gaat hier niet een om vaste aanstelling. Integendeel, Pri Assist is er juist op flexibele basis, al vanaf een aantal uurtjes per week. Of wanneer jij het altijd druk hebt tijdens bepaalde tijd van het jaar, dan schakel je mij alleen in voor die periode.
Voor meer informatie over de pakketten kijk even bij Tarieven Pri Assist.
Interesse in vrijblijvende informatie of een kennismakingsgesprek neem dan even contact op.