Waarom efficiënt plannen en correct agendabeheer zorgen voor orde, rust en tevreden klanten.
Met dit artikel start ik de serie blogartikelen, over wat Pri Assist allemaal voor jou kan betekenen. In elke blog leg ik een andere taak onder de loep, vertel ik hier iets over (uit eigen ervaring) of geef ik tips & tricks. In deze blogpost trappen we af met plannen en agendabeheer.
“O jee, paniek”
Heb jij ook wel eens het zweet op je voorhoofd staan bij de planning van je agenda? Is het regelmatig een enorm gepuzzel om alle afspraken, vergaderingen, to do’s, (ad hoc) werkzaamheden erin te krijgen?
Dit is niet vreemd, want bij correct agendabeheer en een strakke planning komt heel wat creativiteit en organisatietalent kijken.
Geen stress! Hieronder volgen een aantal handige, eenvoudige tips, die het jou binnen no time veel makkelijker maken.
Handige tips:
Overlegmoment
Trek aan het begin van iedere werkdag een half uurtje uit om samen met je assistent de dag door te nemen, zodat eventuele veranderingen bekend zijn. Heb je geen assistentie, dan kun je dit natuurlijk ook gewoon zelf doen. Is dit iets waar je geen tijd voor kunt maken, dan is het wellicht een goed moment om na te denken of je assistentie kunt gebruiken bij dit soort taken.
Maak gebruik van 1 agenda.
Dit voorkomt dat zakelijke en privéafspraken elkaar gaan overlappen.
Blijf up-to-date.
Zorg dat je jouw assistent machtigt om vergaderverzoeken te beheren, dan weet je zeker dat je van alle vergaderverzoeken en/of annuleringen op de hoogte bent.
Bevestig gemaakte afspraken altijd.
Bevestig, of laat dit doen. Bij voorkeur via de e-mail, dan kom je ook nooit voor verrassingen te staan.
Geef je agenda zuurstof.
Zorg voor tijd tussen de afspraken, zodat er genoeg tijd overblijft voor bv. reistijd. Plan ook wekelijks een blok in om achterstallig werk in te halen of voor onverwachte taken.
Plan e-mailtijd in.
Het afhandelen van e-mails kan flink wat van je tijd vragen. Lees e-mails bij voorkeur op twee momenten per dag en niet telkens als er een e-mail binnenkomt.
Reserveer tijd in je agenda om e-mails te lezen en te beantwoorden.
Schakel het ‘ping’-geluid en pop-up-bericht uit, dan kom je niet in de verleiding om de hele dag door met je e-mails bezig te zijn.
Het is misschien even wennen, maar het scheelt je uiteindelijk veel tijd!
Sluit goed af en bereidt voor.
Hou aan het einde van elke werkdag een kwartier over om je to do-lijst door te nemen, aan te vullen en prioriteiten voor de volgende dag te bepalen.
Begin de volgende dag met de meest urgente taak. Verzamel voordat je weggaat alvast alle documenten en informatie die je nodig hebt voor die eerste taak.
Uiteindelijk zijn correct agendabeheer en een overzichtelijke planning voorwaarden voor een goedlopend bedrijf en tevreden klanten.
Via een goed bijgehouden agenda werk jij, of jouw bedrijf georganiseerd, heb je alles onder controle en straal je dit ook uit naar je collega’s en nog belangrijker: de klant! Daarnaast werkt het gewoon prettig en ben je veel productiever.
Zelf aan de slag
Veel van jullie zijn vast al goed bezig, maar wellicht kun je nog wel een enkele tip gebruiken. Of zit je in een sleur en zijn deze tips juist fijn om jouw werkwijze weer met een frisse blik te bekijken.
Je kunt direct starten, pak er 1 à 2 twee tips uit en pas ze toe. Je zult merken dat dit al vrij snel verlichting zal geven.
Pri Assist inzetten
Zo, dit was hem weer. Hopelijk heb je wat aan de tips en kom je na het lezen tot de conclusie dat je al lekker bezig bent. Dan zeg ik: “Ga vooral zo door!” Maar denk je: “Dit is niets voor mij.” “Ik wil dit soort taken liever uitbesteden”, dan help ik je natuurlijk graag verder met structureren, organiseren en plannen.
Ik ben erg benieuwd welke tips jou aanspreken en welke jij gaat toepassen. Laat het me weten! Of misschien heb je nog een fijne aanvulling op dit artikel? Ook dan hoor ik het graag.
Neem contact op voor meer informatie of plan meteen een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek.