Vaak gefrustreerd dat er zoveel “tussendoor zaken” op je bureau terechtkomen? Onderweg naar het koffiezetapparaat heb je er al weer 3 klussen bij. Dat schiet natuurlijk niet op, want hierdoor blijft jouw eigen werk liggen en ga je deadlines niet halen.
Dit zorgt voor stress en levert juist géén energie op.
Ben je een projectassistent, secretaresse, officemanager of werk je bij een helpdesk, dan horen ad hoc werkzaamheden juist bij je functie.
Heb je niet zo’n functie dan is deze blog met enkele handvatten juist erg handig voor je. Op welke manier kun je hier nu het beste mee omgaan?
Wat zijn nu eigenlijk ad hoc taken?
Een ad hoc taak is een taak, waarvan je niet op voorhand wist dat je hem moest uitvoeren. Een taak die nog niet in jouw planning voorkomt.
Deze ad hoc taken moeten vaak meteen of binnen een korte tijdsperiode opgepakt worden.
Ad hoc taken komen overal voor: thuis, op je werk, op school, of zelfs op je vrije avond. Dit soort taken komen dus niet altijd even handig uit. In een enkel geval misschien ook wel. Bijvoorbeeld tijdens een rustige periode, dan zorgt zo’n extra taak juist voor wat extra werk.
Echter in de meeste gevallen zit je er vaak niet op te wachten.
Hieronder geef ik je 7 handvatten om hier een goede balans in te vinden.
1. Prioriteit
Duurt de taak langer dan een paar minuten, ga dan na of het een prioriteit heeft.
Is het belangrijk en urgent, probeer er dan op korte termijn tijd voor te maken.
Iets wat niet belangrijk is en niet urgent kun je best uitstellen of zelfs beslissen om het helemaal niet te doen.
2. Hoe snel moet de taak worden afgehandeld?
Urgent is een breed begrip. Want wat is urgent? Wanneer je iets binnen vijf minuten moet doen? Een half uur? Een ochtend? Een dag? Dat is helemaal afhankelijk van de taak en de situatie.
Bepaal dan ook voor jezelf binnen hoeveel tijd je dit uiterlijk moet doen. Niet alles hoeft meteen te gebeuren! Misschien komt het voor jou beter uit om het iets later op de dag te doen, omdat je nu midden in iets anders zit.
3. Hou tijd vrij in je planning
De meeste mensen laten ad hoc taken tussendoor komen, maar plan ze juist in! Kortom plan je agenda niet bomvol. Hier heb ik in blog #2 al eens eerder over vertelt (zie de link hieronder). Geef je agenda ruimte, dit zorgt voor rust en tijd voor onverwachte zaken.
https://www.priassist.com/waarom-efficient-plannen-en-correct-agendabeheer-zorgen-voor-orde-rust-en-tevreden-klanten/
4. Ga tijd schrijven
Zelf heb ik dit ook wel eens gedaan. Mijn leidinggevende had toen geen goed inzicht over hoeveel tijd we als afdeling kwijt waren aan bepaalde werkzaamheden. Door dit duidelijk in kaart te brengen via een simpel Exceloverzicht werd er veel duidelijk en konden er werkwijzen worden aangepast/ verbeterd.
5. Spreekuurtjes
Je wil graag de belangrijke en soms moeilijke werkzaamheden, zonder gestoord te worden, afmaken. Het kan handig zijn aan je collega’s door te geven dat je tussen bepaalde tijden beschikbaar voor ze bent. Bijvoorbeeld dat je voor 11.00 uur of na 16.00 uur niet gestoord wilt worden.
6. Delegeren
Moet de ad hoc taak vandaag gebeuren? En staan er andere dingen op je planning die écht even belangrijker zijn (of net zo belangrijk)? Kijk of je de taak kunt delegeren. Wees realistisch in wat je kunt doen, als het niet lukt, dan lukt het niet.
7. Help elkaar
Heb je collega’s die hetzelfde werk doen, wissel dan met elkaar af.
Zo kun je om beurten lekker doorwerken, zonder te worden gestoord. Mocht het toch nog druk worden, dan kun je altijd nog bijspringen.
Toch te veel ad hoc werkzaamheden die gestructureerd en georganiseerd moeten worden? Maak echt even een “tijdschrijf lijstje” in Excel.
Mocht dat niet lukken, heb je geen tijd, of dit heb je al geprobeerd en is er nog steeds geen ruimte en overzicht, dan help ik graag.
Neem dan contact op om de mogelijkheden voor ondersteuning vrijblijvend te bespreken.
Erg benieuwd hoe jullie ervaringen zijn! Heb je nog een andere goede tip/ een vraag of opmerking? Laat even een reactie achter.